Wat te doen als je factuur niet wordt betaald?
Als ondernemer kun je helaas te maken krijgen met wanbetalers: klanten of opdrachtgevers die je factuur niet tijdig of zelfs helemaal niet betalen. Wat dan? Gebruik dit stappenplan:
1. Stel een goede factuur op
Als je factuur niet in orde is, geef je jouw opdrachtgever een reden om niet op tijd te betalen. Goed debiteurenbeheer begint dus altijd bij het opstellen van een factuur die aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet.
Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden. Denk aan je KvK-nummer en btw-identificatienummer, maar ook de factuurdatum en betalingstermijn. Zo kunnen hierover later nooit onduidelijkheden over ontstaan.
Betalingstermijn
Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen. Sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen ligt vast dat de factuur uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst moet worden betaald.
Uitzonderingen betalingstermijnen
Er zijn wel uitzonderingen mogelijk. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal 60 dagen tussen bedrijven worden afgesproken. Maar dat moet vooraf wel door beide partijen zijn vastgelegd.
Doe je zaken met een grote partij, dan is de praktijk meestal dat je je te houden hebt aan hun betalingsregels.
Voorbeeld factuur
Kijk je op tegen het opstellen van je eerste factuur? Dit handige voorbeeld helpt je om een goede factuur op te stellen. Klik op de afbeelding om een PDF te downloaden.
2. De vriendelijke factuur-herinnering
Je bent er zeker van dat je de debiteur een goede factuur hebt gestuurd waarop de factuurdatum en betalingstermijn duidelijk stonden vermeld. Toch heb je na het verstrijken van de deadline nog steeds geen geld mogen ontvangen. Dan is het tijd om een eerste betalingsherinnering te versturen.
Betalingsherinnering
Houd er rekening mee dat het hier om een ‘friendly reminder’ gaat. Zorg er dus voor dat je een normale, zakelijke e-mail opstelt, waarin je de klant of opdrachtgever vriendelijk verzoekt om de factuur alsnog zo snel mogelijk te betalen.
Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand de nota wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Het noemen van een nieuwe betalingsherinnering is hier niet nodig. De geadresseerde weet vaak al wel dat hij of zij fout zit en zal de factuur waarschijnlijk alsnog zo snel mogelijk zal betalen.
3. Neem telefonisch contact op
Het versturen van een betalingsherinnering is vaak een goede manier om een uitblijvende betaling alsnog te ontvangen. Maar het is natuurlijk geen garantie dat een klant of opdrachtgever ook daadwerkelijk het geld stort.
Blijft de betaling uit, dan heb je alle recht om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Wellicht dat je rond deze tijd het geduld aan het verliezen bent. Toch is het belangrijk om ook in dit gesprek zakelijk en beleefd te blijven. Dit kan de kans op snelle betaling vergroten.
4. De tweede betalingsherinnering
Stel dat je de wanbetaler onmogelijk telefonisch te pakken kunt krijgen. Of de betreffende klant of opdrachtgever komt een mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen gewoon niet na.
Ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke maar beleefde toon.
Dan is het zaak om een tweede betalingsherinnering te sturen. Lastig, maar wel noodzakelijk. Geef aan dat, tenzij de wanbetaler de situatie snel oplost, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.
5. Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
No cure, no pay incassobureau
De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.
6. Stap naar de rechter
Lukt het je ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Belangrijk is dat je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of juridisch expert in kunt huren.
Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je de klant of opdrachtgever voor de rechter daagt. Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.
Bron: Ik ga starten