Jaar afsluiten: hoe doe je dat?
Het einde van het jaar nadert, dat betekent ook dat je het boekjaar moet afsluiten. Wat moet je allemaal doen om de boekhouding voor 2019 netjes af te ronden?
Start met het organiseren van alle zakelijke gegevens. Verzamel al je bonnen, in- en verkoopfacturen en maak een overzicht van je debiteuren en crediteuren. Zorg dat je weet welke facturen je nog betaald moet krijgen en welke je zelf nog moet betalen. Vervolgens kun je onderstaand lijstje afvinken.
Bankmutaties verwerken
Verwerk alle bankmutaties op tijd. Je eindsaldo van je zakelijke rekening moet kloppen met het saldo op de balans. Als dit niet zo is, heb je afgelopen jaar ergens een foutje gemaakt. Misschien heb je handmatig een verkeerd bedrag overgenomen, of een factuur gemist.
Je zult de fout moeten opzoeken om uiteindelijk het saldo kloppend te krijgen. Zolang de saldi niet gelijk zijn, kun je het boekjaar niet afsluiten. Kan je het (kas)verschil niet vinden, dan zul je het als verlies weg moeten boeken.
Verkoopfacturen
Er zijn drie scenario’s:
- Omzet in 2019, uitbetaald in 2019. Dit boek je in 2019.
- Omzet in 2019, uitbetaald in 2020. Dit boek je in 2019 – het gaat om het jaar waarop de omzet betrekking heeft.
- Omzet in 2019, gefactureerd in 2020, uitbetaald in 2019. De omzet boek je alsnog in 2019, behalve de btw, die slaat altijd op de factuurdatum (zie hieronder btw-aangifte).
Bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend, niet de betaaldatum
Overlopende omzet
Bij het boeken van de omzet in de administratie draait het dus om het jaar waarin je de diensten hebt geleverd. Werk in december valt onder de omzet van 2019, ook als dit pas in 2020 door de klant wordt betaald.
Wanneer je weet dat dit pas in een volgend boekjaar wordt betaald, boek je dit onder ‘te ontvangen opbrengsten’, daarmee valt dit onder de winstbelasting van 2019.
Boeking debiteren
Wanneer je deze opbrengsten in 2019 daadwerkelijk ontvangt, debiteer je deze boeking waardoor dit dus automatisch tegen elkaar wordt weggestreept.
Inkoopfacturen
Bij de inkoopfacturen kijk je voor het boekjaar naar de factuurdatum, die is leidend. Niet de betaaldatum.
Btw-aangifte
Bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend, niet de betaaldatum. Als je een verkoopfactuur over een klus in december, inclusief btw, op 31 december 2019 verstuurt, maar pas uitbetaald krijgt in januari 2020, heeft de btw betrekking op 2019.
Factureer je deze opdracht op 1 januari 2020, dan heeft de btw betrekking op 2020. De factuurdatum is bij de btw dus bepalend!
Afschrijvingen van investeringen
Nieuwe investeringen zet je op de afschrijvingenlijst. Zorg dat deze lijst up to date is. Aangeschafte bedrijfsmiddelen gaan in principe een aantal jaar mee: daarom kun je ze beschouwen als vaste activa.
De aanschaf van bedrijfsmiddelen hoger van dan € 450, moet je afschrijven. Je verdeelt de kosten van het bedrijfsmiddel over de jaren waarin je hiervan gebruikmaakt.
Voorraad waarderen
Als je een fysieke voorraad hebt – winkel of webwinkel – moet je de voorraden op de balans waarderen. Je controleert of de papieren waarde hetzelfde is als de daadwerkelijke waarde. Dit heet balansen.
Meestal tel je op 31 december de aanwezige voorraad. Deze waarde moet overeenkomen met die op de balans. Als deze verschillen (bijvoorbeeld door diefstal of verkeerd geboekte retourzendingen) moet je dit afboeken.
Privéaftrekposten
Verzamel de jaaroverzichten van je hypotheek- en AOV-documenten, dit zijn privé-aftrekposten. Zorg verder voor de fiscale gegevens van je partner, als je een gezamenlijke belastingaangifte doet.
Heb je moeite om zelf de administratie te doen? Huur dan een boekhouder of accountant in.
Uitstel belastingaangifte aanvragen
Ondernemers moeten voor 1 mei de belastingaangifte doen. Wil je meer tijd hebben of gewoon geen risico lopen dat je de boekhouding te laat inlevert? Vraag dan uitstel aan.
Dat kan via de link op deze pagina van de Belastingdienst. Heb je een boekhouder of accountant, laat deze persoon dit dan doen, via de Uitstelregel belastingconsulenten. Dan hoef je verder niets te doen.
Gezamelijke aangifte uitstellen
Ben je zzp’er, heb je een partner in loondienst en doe je gezamenlijk belastingaangifte, geef dit door aan je boekhouder, dan regelt hij ook het uitstel voor je partner.
Voorlopige aanslag 2020
Op basis van eerdere jaren schat de Belastingdienst jouw omzet voor het komende jaar in en ontvang je aan het begin van ieder kalenderjaar een voorlopige aanslag. Hierop staat jouw (geschatte) winst uit jouw onderneming vermeld. Check dit bedrag en pas het indien nodig aan.
Houd er rekening mee dat je die dus ook dit jaar moet betalen. Dat kan in termijnen of in één keer.
Boekhouder inhuren
Heb je moeite om zelf de boekhouding te doen? Huur dan een boekhouder of accountant in. Hier lees je wat de voor- en nadelen zijn. En ook al huur je een professional in, laat je dan achteraf alles uitleggen. Zorg dat je de cijfers snapt, want uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie.
Bron: ikgastarten.nl