Facturatie opzetten: hoe doe je dat?
Hoe zet je als ondernemer je facturatie op? Kun je gebruik maken van handige tools? Welke facturatieprogramma’s zijn er? Of kies je er liever voor om het zelf te doen? We helpen je op weg met praktische tips.
Als ondernemer mag je – als je het goed gaat – regelmatig facturen opmaken en versturen. Je wil vervolgens dat je factuur zo snel mogelijk betaald wordt. Twijfel je of je het als startende ondernemer wel goed aanpakt? We geven je wat facturatie-tips. Hiermee is de klus zo geklaard en heb je het geld snel op je rekening.
Facturatie opzetten
Je facturatie opzetten als ondernemer, hoe doe je dat eigenlijk? De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan de facturen die je als ondernemer verstuurt. Zo moet je de volgende zaken in ieder geval op je factuur vermelden:
- Btw-nummer
- Factuurnummer (facturen moeten doorlopend zijn genummerd)
- Factuurdatum
- Naam en adres van je bedrijf
- Naam en het adres van je opdrachtgever of klant
- Datum van de levering of de dienst
- De hoeveelheid en soort geleverde goederen of de omvang en de soort geleverde diensten
- De totale kosten (exclusief btw)
- Het btw-tarief
Vergeet ook niet om een betalingstermijn toe te voegen aan de factuur, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Zet je dat niet op de factuur? Dan geldt automatisch een betaaltermijn van 30 dagen. Verstuur de factuur als pdf per mail naar je klant of opdrachtgever. Bijvoorbeeld na het afronden van een opdracht, dan zit het nog vers in het geheugen bij je klant.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Eisen factuur Belastingdienst
Voldoet je factuur niet aan bovenstaande eisen van de Belastingdienst? Dan is de factuur helaas niet rechtsgeldig. En dat is onhandig, want dan mag je bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek (voorbelasting). Controleer je facturen dus goed op de genoemde criteria.
- Precies weten hoe jij de perfecte factuur maakt? Lees ook het artikel Checklist factuur maken.
Factuurnummer opstellen
Je moet een factuurnummer vermelden op je facturen van de Belastingdienst. Maar hoe nummer je de verschillende facturen? Geef in ieder geval elke factuur die je maakt een uniek factuurnummer. Het is wettelijk verplicht om de facturen te voorzien van een nummer, maar je mag wél zelf bepalen hoe je dat doet.
Maak het niet te ingewikkeld voor jezelf. Je wil je administratie zo overzichtelijk mogelijk houden. Geef de eerste factuur die je in 2022 verstuurt bijvoorbeeld het nummer 2022000101. Pak je het liever anders aan? Dat mag ook, als je maar een uniek nummer toevoegt aan je factuur.
Voorbeeld factuur (digitaal)
Wil je een voorbeeld bekijken van een opgemaakte factuur? Laat je inspireren door onderstaand voorbeeld. Je kunt de gratis PDF downloaden door op de afbeelding te klikken.
Facturatieprogramma
Heb je geen zin of tijd om de facturatie helemaal zelf te verzorgen? Gelukkig zijn er ook handige hulpmiddelen op de markt waar je als ondernemer gebruik van kunt maken. Creëer en verstuur je digitale factuur eenvoudiger en sneller door bijvoorbeeld gebruik te maken van online factuurprogramma’s.
Er zijn veel verschillende facturatieprogramma’s op de markt. Denk bijvoorbeeld aan facturen maken via Rabo Business Banking, Ficsus, Gripp of DigiBTW. Het handige van een facturatiesysteem is dat je als ondernemer offertes kunt maken, facturen kunt versturen en de software vaak ook kunt koppelen aan een online boekhoudprogramma.
En wat ook praktisch is, de meeste software geeft je de mogelijkheid om een iDeal betaallink mee te sturen. Dat maakt het makkelijker voor klanten om facturen sneller te betalen. Vind je het lastig om een definitieve keuze te maken? Veel facturatieprogramma’s mag je eerst gratis uitproberen.
Eenvoudige facturatie met Rabo Factuurmanagement
Heb je als ondernemer een zakelijke rekening bij de Rabobank? Met hulp van Rabo Business Banking (online bankieren of via de Rabo App) kun je eenvoudig factureren en je verplichte administratie afhandelen.
Via de Rabo App maak je facturen aan en wordt er automatisch een QR-betaalverzoek toegevoegd zodat klanten nóg sneller kunnen betalen. Je deelt de factuur vervolgens eenvoudig via e-mail of Whatsapp.
Wil je meer weten over Rabo Business Banking? Op de website van de Rabobank lees je er meer over.
Facturen sneller betaald krijgen
Je wil als ondernemer natuurlijk dat je facturen zo snel mogelijk betaald worden. Dat is niet alleen fijn voor je eigen inkomsten, maar zo zorg je ook voor een gezonde cashflow. Hoe zorg je dat klanten en opdrachtgevers snel betalen? Door je facturen in ieder geval op tijd te versturen.
De klant heeft namelijk een gemiddeld betalingstermijn tussen de 14 en 30 dagen. Het gefactureerde bedrag heb je dus niet direct op je zakelijke bankrekening staan. Daarnaast is het ook fijn om je administratie na een opdracht af te sluiten. Zo houd je het overzichtelijk voor jezelf.
Probeer ook eens om een online betaallink mee te sturen zodat de klant direct kan betalen via iDeal. Het blijkt dat je facturen dan gemiddeld drie keer sneller betaald worden.