Een jaarrekening opstellen: waarop moet je letten?
Het opstellen van een jaarrekening is voor ondernemers met bepaalde rechtsvormen (of hun accountants) verplichte kost. In deze checklist lees je wat hierbij komt kijken.
Een jaarrekening, wat is dat?
Simpel gezegd moet je de jaarrekening zien als een financieel eindverslag van je bedrijf. Je beschrijft wat je zakelijk gezien hebt gedaan in het betreffende boekjaar. Zo maak jij (of je accountant) in feite de financiële balans op.
Bij bepaalde rechtsvormen moet je deze jaarlijks digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Belangrijk om te weten is dat een jaarrekening goed moet aansluiten op jouw zakelijke administratie, waarin je bewijzen van inkomsten en uitgaven (denk aan facturen, bankafschriften en losse bonnetjes) bewaart.
Uitbesteden opstellen jaarrekening
Voor een beginnend ondernemer kan het opstellen van een jaarrekening best een ingewikkeld proces zijn. Het komt dan ook geregeld dat starters deze taak uitbesteden aan een professional. Toch is het bij een kleine onderneming zeker niet ondenkbaar dat je dit zelf doet.
Verplicht laten goedkeuren
Houd er wel rekening mee dat het bij grotere bedrijven verplicht is om de jaarrekening te laten goedkeuren door belastingadviseur of accountant. Dan zou je overweging kunnen maken dat het qua tijdsinvestering misschien voordeliger is om dit hele proces uit te besteden.
Of deze verplichte controle ook van toepassing is op voor jouw onderneming, kun je trouwens hier checken bij de KvK.
Wie moet een jaarrekening opstellen?
Het jaarlijks opstellen van een jaarrekening is verplichte kost voor ondernemers die een rechtsvormhebben met rechtspersoonlijkheid. Het gaat voornamelijk om één van deze vijf rechtsvormen:
- Besloten vennootschap
- Naamloze vennootschap
- Stichting
- Vereniging
- Coöperatie/onderlinge waarborgmaatschappij
Moet een zzp’er een jaarrekening opstellen?
Nee, dit is niet noodzakelijk. Als zelfstandige professional moet je tegen het einde van het jaar wel een balans en een winst- en verliesrekening opstellen. Als je je administratie uitbesteedt, wordt dit meestal al voor je geregeld.
Voor de Belastingdienst is het (laten) opstellen van een jaarrekening dus niet altijd relevant. Je zou dus eens met je accountant kunnen overleggen of een uitgebreide jaarrekening in jouw situatie wel van belang is.
Een complete jaarrekening kan wel van pas als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In dat geval kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening.
Wat mag niet ontbreken in de jaarrekening?
Een jaarrekening kun je opdelen in drie delen:
- De balans: is een momentopname van de financiële status van het bedrijf. In deze checklist lees je hoe je zo’n balans opstelt.
- Een uitgebreide winst- en verliesrekening: geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van jouw onderneming gedurende het afgelopen jaar.
- Een toelichting op bovengenoemde onderdelen. Een klein bedrijf kan vaak volstaan met het aantal werkzame personen binnen het bedrijf te vermelden en in te gaan de manier waarop de balans is opgesteld.
De KvK heeft een handig overzicht gemaakt waar je direct kunt zien welke eisen van toepassing zijn op jouw bedrijf op basis van omvang.
Voorbeeld jaarrekening
Om je op weg te helpen heeft de KvK een gedeponeerde jaarrekening als voorbeeld beschikbaar gesteld. De gegevens zijn geanonimiseerd, maar het is een handig voorbeeld om bij de hand te hebben. Hier vind je het voorbeeld.
Let op: dit is een uitgebreide jaarrekening. Als kleine ondernemer hoef je een stuk minder aan te leveren.
Jaarrekening voor micro en kleine bedrijven
Heb je een relatief klein bedrijf (tot 6 miljoen euro aan activa, 12 miljoen euro aan omzet en maximaal 50 medewerkers)? Dan hoef je alleen een balans en een korte toelichting aan te leveren.
Wanneer moet je de jaarrekening deponeren?
De deadline voor jaarrekeningen kunnen onderling verschillen, maar de KvK houdt in de regel aan dat jij (of de accountant) de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.
Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.
Vaststelling door aandeelhouders
Als de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.
Let op: te laat deponeren is strafbaar als economisch delict.
Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan in bepaalde gevallen leiden tot een boete van enkele duizenden euro’s. Houd deze deadline dus goed in de gaten.
Hoe deponeer ik een jaarrekening?
Goed om te weten: sinds boekjaar 2016 verloopt de deponering verplicht digitaal. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf zijn er verschillende manieren om de jaarrekening te deponeren.
Behalve grote bedrijven deponeert iedereen online met Standard Business Reporting (SBR). Grote bedrijven gebruiken ook SBR, maar mogen deponeren via e-mail of post.
BRON: ikgastarten.nl