Kennis & Inspiratie

1. Wat staat er in een goede offerte?

Een goede offerte opstellen, dat kan je helemaal zelf! Een offerte is (net als een contract) een formeel aanbod naar opdrachtgevers. Het verschil is dat een offerte vrijblijvend is. Meestal verzamelt een klant meerdere offertes, waaruit hij of zij vervolgens een opdrachtnemer kiest.

Je geeft een specifieke beschrijving van de werkzaamheden die je voor de klant gaat doen of de producten of diensten die je gaat leveren. Ook vermeld je een aantal voorwaarden, zoals het uurtarief en de planning.

Prijs bepalen

Welke prijs zet je vervolgens op je offerte? Dat bepaal je zelf. Zorg dat je kunt beargumenteren waarom jouw expertise of product dat geld waard is. Vergeet ook niet het nummer van je zakelijke bankrekening te vermelden.

Dit tarief mag jij als zzp’er rekenen.

Vermeld daarnaast of het bedrag op de nota inclusief of exclusief btw- en reiskosten is. Zo krijg je geen misverstanden. Maak ook duidelijk welke werkzaamheden er binnen de offerte vallen en wanneer het meerwerk is.

Beschrijf tot slot ook onder welke voorwaarden je de werkzaamheden zult uitvoeren, bijvoorbeeld of de klant zelf al het voorbereidende werk doet en wie verantwoordelijk is voor de aanwezigheid van materialen.

2. Een goede offerte opstellen, hoe doe ik dat?

Omdat een offerte een vrijblijvend aanbod is, zijn er in weinig wettelijke verplichtingen voor de inhoud. Een groot deel van de offerte kun je naar eigen inzicht opstellen.

Het is slim om te verwijzen naar eerdere (acquisitie)gesprekken die jullie eerder hebben gevoerd. Als het goed is, heb je hierin al uitgebreid besproken om voor soort opdracht het gaat. Zorg dat je helder hebt waar je wel en niet verantwoordelijk voor bent.

Wettelijke verplichtingen offerte

Zorg dat je in iedere geval de volgende punten verwerkt in je offerte:

• Je bedrijfsgegevens
• De gegevens van de klant
• De datum
• Het offertenummer
• Een samenvatting van de werkzaamheden
• Jouw uurloon of totaalprijs
• De geldigheidsduur van de offerte
• Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

Let op je taalgebruik

Zorg dat je taalgebruik en aanspreekvorm goed past bij je klant. Een notaris of groot verzekeringskantoor vraagt bijvoorbeeld om een wat formelere benadering. Bij een jong webbureau is juist wat informeler taalgebruik slim.

Wat je beter niet kunt doen, is googelen naar een standaardofferte en deze klakkeloos kopiëren. Je kunt zo’n voorbeeld uiteraard als basismateriaal gebruiken, maar geef hier wel je eigen draai aan. Laat zien dat het jouw verhaal is.

3. Hoe maak ik een prijsopgave netjes op?

Zorg dat de offerte er netjes en verzorgd uitziet. Met een slordige lay-out, typefouten en taal- of spelfouten maak je bij veel prospects geen goede eerste indruk. Reserveer daarom tijd om je offertes op te stellen. Zeker wanneer je dit voor de eerste keer doet.

Onthoud dat potentiële klanten vaak meerdere offertes bij verschillende partijen opvragen om deze met elkaar te vergelijken.

Beschouw een offerte dus als een soort sollicitatiebrief. Een typefout kan bij een kritische afnemer ervoor zorgen dat jouw offerte linea recta op de verkeerde stapel belandt.

Naast de inhoudelijke kant van de offerte, zoals hierboven beschreven, kun je ook op uitstraling onderscheidend zijn. Daaronder valt ook de lay-out, je logo en je huisstijl.

4. Moet ik algemene voorwaarden meesturen?

Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan algemene voorwaarden op te stellen. Dit document gaat in op de rechten en plichten van de klant (en jouw bedrijf).

De algemene voorwaarden sluiten niet alleen een financieel risico uit, maar maken zakendoen ook makkelijker.

Je levert waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten, hierdoor hoef je in principe maar een keer de voorwaarden op te stellen. Omdat starters vaak standaardvoorwaarden gebruiken, is het verstandig om het document te laten controleren door een jurist.

Zijn algemene voorwaarden bindend?

Let op: algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze vooraf kan lezen en hij ook daadwerkelijk bevestigt hiermee akkoord te zullen gaan. Laat dit ook altijd per mail bevestigen, dan sta je bij een geschil achteraf juridisch sterker.

5. Hoe verstuur ik de offerte?

Heb je eenmaal een goede offerte opgesteld? Dan is het zaak om je prijsopgave snel te versturen. Opdrachtgevers vragen vaak meerdere offertes tegelijk op. Als je veel aandacht aan de eerste offerte hebt besteed, ligt er een basis voor alle volgende offertes.

Per mail versturen

Offertes worden tegenwoordig bijna altijd per mail verstuurd. Zorg dat je de prijsopgave bij voorkeur in een pdf stuurt en niet als Word-document. Niet alleen blijft de opmaak in pdf behouden, er kan ook niet zomaar in het document worden aangepast.

Wat stuur je mee naast de offerte?

Aangezien een offerte een zakelijk document is, is dat niet de plek om er een begeleidende tekst aan de opdrachtgever in te plakken. Dit kun je in de mail zelf doen. Als je algemene voorwaarden meestuurt, vergeet deze dan niet te benoemen (anders zijn ze niet rechtsgeldig).

Na het versturen van de offerte, kan de klant nog wat zaken willen wijzigen. Als de klant de offerte accepteert en ondertekent, is het een bindend juridisch contract geworden. In dat geval heb je de opdracht officieel binnengehaald, gefeliciteerd!

Bron: ikgastarten.nl