Dit moet je weten over voorbelasting
Voorbelasting is een ander woord voor de btw die mag je aftrekken bij de kwartaalaangifte omzetbelasting. We behandelen de belangrijkste vragen: wat mag je aftrekken, wat als je een fout maakt en hoe zit het met btw over auto- en andere reiskosten?
#1 Wat is voorbelasting?
Voorbelasting is btw over producten die je inkoopt namens of voor je bedrijf. Het gaat om kleine inkopen zoals printpapier en grote investeringen, zoals een bedrijfsauto. Van sommige inkopen mag je de btw niet aftrekken.
#2 Mag ik de btw altijd aftrekken als voorbelasting?
Nee, dit zijn de uitzonderingen:
- Bereken je geen btw? Dan mag je het ook niet aftrekken. Je mag geen voorbelasting aftrekken over inkopen die je gebruikt voor je diensten of goederen die niet btw-plichtig zijn. Ofwel je ‘vrijgestelde omzet’. Hier vind je een overzicht van vrijgestelde branches en activiteiten.*
- Goede bon/factuur. Je een factuur hebt ontvangen waarop de btw duidelijk vermeld staat. Deze factuur moet voldoen aan de eisen voor een btw-factuur.
- Betaling en levering. Vanzelfsprekend moet je de factuur betalen en de goederen of diensten op de factuur ontvangen.
- Privéaankopen. Je mag alleen btw aftrekken over zaken die je nodig hebt voor je bedrijf.
- Eten en drinken. Dit geldt alleen voor eten en drinken in de horeca of van een cateraar in een aparte ruimte. Koop je eten voor de keuken op kantoor of personeel? Lees hier de regels. (let op: je mag wel 80% van de kosten voor zakelijke diners en lunches aftrekken van de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting)
- Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. Geef je per persoon een bedrag boven de € 227 per persoon uit? Dan mag je de btw niet (helemaal) aftrekken. Lees hier de regels.
*Je hebt misschien een mix van belaste en vrijgestelde omzet. Dan kun je uiteraard btw aftrekken over de uitgaven die je gebruikt voor de belaste omzet. Houd er rekening mee dat sommige uitgaven dan slechts deels aftrekbaar zijn van de belasting. Meer informatie hierover vind je op deze pagina van de belastingdienst.
#3 Hoe vraag ik btw terug?
Btw terugvragen doe je in de aangifte omzetbelasting, waar je in eerste instantie de btw opgeeft over de omzet. Daarna kun je de omzetbelasting berekenen over de gemaakte kosten.
Deze kosten trek je vervolgens weer af van het eerste bedrag. Het geldbedrag dat ‘onderaan de streep’ overblijft, moet je betalen aan de belastingdienst.
Terugstorting van de Belastingdienst
Als startende ondernemer heb je vaak fluctuerende inkomsten en uitgaven. Zo kan het voorkomen dat het uiteindelijke terug te vragen bedrag hoger uitvalt dan het bedrag dat je moet afdragen aan de fiscus.
Mocht dat zo zijn, kun je over deze periode een terugstorting verwachten van de belastingdienst.
#4 Ik maak nu al kosten, maar ben niet officieel begonnen als ondernemer. Mag ik al btw aftrekken?
Nu niet, want je bent nog geen ondernemer voor de btw. Bewaar alle facturen en bonnen wel. Uitgaven die je voorafgaand aan de daadwerkelijke start van het bedrijf hebt gemaakt, zijn straks vaak alsnog aftrekbaar.
Je moet wel echt kunnen aantonen dat deze investeringen hebben bijgedragen aan het tot stand komen van de onderneming. Je mag alle investeringen in de aanloopfase gebruiken, tot vijf jaar voor je start.
Urencriterium aanloopfase
Goed om te weten: bewaar niet alleen je bonnen uit deze fase, maar houd ook vanaf het begin alle uren bij. De uren die je maakt voordat je je inschreef bij de Kamer van Koophandel tellen mee voor het urencriterium. Alleen dan kom je in aanmerking voor de verschillende aftrekposten.
#5 Hoe werkt buitenlandse btw?
Wanneer je als ondernemer actief bent in het buitenland, kun je de aan jou berekende btw over zakelijke uitgaven, doorgaans aftrekken als voorbelasting of deze kosten terugvragen bij de belastingdienst.
Stel: je koopt goederen van een ondernemer uit een ander EU-land en de btw is naar jou verlegd. Dan moet je het btw-bedrag zelf berekenen en dit aangeven in de aangifte.
Als je deze goederen of diensten gebruikt voor de belastbare omzet, trek je de berekende btw tegelijkertijd af als voorbelasting. Per saldo hoef je dan dus niets te betalen.
Btw betaald in een ander EU-land
Een ander veel voorkomende situatie is dat je over bepaalde goederen, diensten of invoer btw hebt betaald in een ander EU-land. Weet dan dat je deze kosten niet kunt aftrekken in jouw Nederlandse btw-aangifte. Dit is gelukkig vaak wel mogelijk in jouw buitenlandse aangifte.
Een alternatief is dat je de betaalde btw terugvraagt uit het betreffende EU-land. Die doe je via de Nederlandse belastingdienst. Mocht je zaken hebben gedaan in landen buiten de EU en aldaar btw hebben betaald?
Vraag dan de buitenlandse belastingdienst van het land in kwestie of en zo ja, hoe je deze kosten kunt terugvragen.
Bron: ikgastarten.nl