Checklist: alles over de btw-aangifte
Als je een bedrijf start (of overneemt), krijg je meestal te maken met omzetbelasting. Btw-aangifte doen is in principe niet ingewikkeld; veel kleine ondernemers en zelfstandigen doen dit dan ook zelf.
1. De btw-aangifte, wat is dat?
Btw staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’. Het is een afkorting voor de belasting die je betaalt over de gemaakte omzet. De btw die jij als ondernemer verschuldigd bent aan de Belastingdienst, betaal je per maand, kwartaal of jaar.
Hoe vaak je precies aangifte moet doen, staat in het bericht dat je ontvangt van de Belastingdienst na jouw inschrijving in het Handelsregister. In de meeste gevallen doen ondernemers per kwartaal aangifte voor de btw, maar er zijn uitzonderingen:
- Maandelijks: indien je per kwartaal meer dan € 15.000 aan btw betaalt.
- Jaarlijks: wanneer je per jaar minder dan € 1.883 aan btw betaalt.
Nieuwe KOR vanaf 2020: dit zijn de regels
Niet iedereen hoef btw af te dragen. Als je in aanmerking komt voor de Kleine Ondernemers Regeling, krijg je vrijstelling.
Sinds 1 januari 2020 gelden hiervoor nieuwe voorwaarden. Nu wordt de vrijstelling van de btw bepaald op basis van omzet in plaats van te betalen btw. Als je aan de volgende voorwaarden voldoet, kun je je bedrijf aanmelden voor de nieuwe KOR:
- Je bent ondernemer voor de btw. Je bent btw-ondernemer als je zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent
- Je bedrijf is in Nederland gevestigd, of je hebt hier een vaste inrichting
- Je hebt een maximale omzet van € 20.000 per kalenderjaar
- Let op: je mag geen btw aftrekken als je gebruik maakt van de nieuwe kleine ondernemersregeling
Dit zijn de deadlines voor de btw-aangiftes in 2020:
| 1e kwartaal 2010 | 30 april 2020 |
| 2e kwartaal 2020 | 31 juli 2020 |
| 3e kwartaal 2020 | 31 oktober 2020 |
| 4e kwartaal 2020 | 31 januari 2021 |
Doe je jaarlijks btw-aangifte? Dan moet je aangifte voor 31 maart van het nieuwe jaar betaald zijn.
Btw-plichtig of niet?
Het is overigens niet vanzelfsprekend dat je door de fiscus wordt herkend als btw-plichtig. Dit hangt er onder meer van af of je zelfstandig werkzaamheden uitvoert (en hieruit inkomsten ontvangt) en vaak genoeg inkomsten haalt uit jouw bedrijf of het beroep dat je uitoefent.
Daarnaast kun je evengoed als btw-plichtig worden beschouwd als je gedeeltelijk in vaste dienst werkt, maar ondertussen bijverdient met nevenwerkzaamheden.
Datzelfde is het geval als je een vermogensbestanddeel of recht, zoals het verhuren van een bedrijfspand of vergoeding van een octrooirecht, exploiteert.
2. Wat heb ik nodig om aangifte te doen?
Ten eerste heb je een btw-nummer nodig. Deze krijg je als je je inschrijft bij het Handelsregister van de KvK.
Let op: vanaf 1 januari 2020 krijg je na de inschrijving twee brieven met twee verschillende btw-nummers.
Omzetbelastingnummer
In één brief staat je omzetbelastingnummer (ob-nummer). Dit is het oude btw-nummer dat samenhangt met je burgerservicenummer. Het ob-nummer gebruik je alleen bij de communicatie met de Belastingdienst en dus ook voor je btw- en belastingaangifte.
Btw-identificatienummer
In de tweede brief staat je btw-identificatienummer, dit nieuwe btw-nummer gebruik je op je facturen, offertes, de website en bij transacties binnen de EU.
Btw-aangifte
Om aangifte te doen, moet je naar de ondernemerspagina bij de Belastingdienst. Houd de volgende zaken bij de hand:
- Een volledig overzicht van je administratie met daarin:
- de netto ontvangen en betaalde bedragen
- de losse btw
- Je verzonden en ontvangen facturen ter check.
3. Kan ik worden vrijgesteld van btw?
Ja, dat kan. In Nederland zijn er beroepen in bepaalde branches of specifieke werkzaamheden die zijn vrijgesteld van omzetbelasting. Zo hoeven medisch specialisten vaak geen btw af te dragen.
Datzelfde kan gelden voor de erkende kinderopvang en freelance tekstschrijvers die strikt inhoudelijke bijdragen leveren aan een tijdschrift, website of een ander medium.
Let wel: het is altijd aan de Belastingdienst (en niet aan jou) om te bepalen of je wel of geen btw hoeft af te dragen.
Vrijgesteld van de btw: en nu?
Mocht jij hiervan worden vrijgesteld, weet dan dat je ook geen btw mag rekenen op facturen voor klanten of opdrachtgevers en hierop altijd moet vermelden dat er sprake is van een vrijstelling.
Maak jij zowel vrijgestelde als belaste omzet? Dan moet je deze inkomstenbronnen opsplitsen in jouw zakelijke administratie. Het is in dat geval verstandig om tijdig te checken bij de Belastingdienst wat de gevolgen zijn voor jouw situatie.
4. Wat zijn de btw-tarieven?
Als btw-plichtige ondernemer moet je rekening houden met verschillende tarieven die voor specifieke goederen en/of diensten kunnen gelden. Er kunnen drie tarieven van toepassing zijn op jouw werkzaamheden. Hieronder lichten we ieder tarief verder toe:
- Het algemene btw-tarief is 21%. Dit tarief geldt voor alle goederen en diensten die niet vrijgesteld zijn van omzetbelasting en ook niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen.
- Het verlaagde btw-tarief van 9%: er is sprake van een (beperkt) aantal goederen waarvoor je het verlaagde tarief van 9% mag hanteren. Het gaat dan bijvoorbeeld om voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen en boeken of periodieken.
Ook diensten kunnen in aanmerking komen voor het verlaagde tarief, zoals een knipbeurt bij de kapper of wanneer je kampeergelegenheid op jouw land wilt aanbieden.
- Het btw-tarief van 0%: exporteer jij goederen en sla je deze op in een douane-entrepot? Dan moet je altijd het 0%-tarief hanteren en geen btw in rekening brengen. Op de factuur vermeld je in dat geval standaard ‘0% btw’.
De omzetbelasting die je betaalt over de uitgaven, kun je overigens wel aftrekken als voorbelasting.
Ook sommige diensten komen in aanmerking voor het 0% tarief. Zo kun je dit tarief toepassen op het vervoer van personen met zeeschepen en luchtvaartuigen wanneer de plaats van bestemming (of plaats van vertrek) buiten Nederland ligt.
5. Kan ik uitstel vragen voor de omzetbelasting?
Hoewel het aanvragen van uitstel voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting bij de Belastingdienst doorgaans weinig problemen oplevert, ligt dit bij omzetbelasting wat ingewikkelder.
Je kunt namelijk alleen in uitzonderlijke situaties uitstel aanvragen voor het doen van btw-aangifte. De fiscus checkt vervolgens of er sprake is van een ernstige calamiteit.
Neem hiervoor persoonlijk contact op met het belastingkantoor bij jou in de buurt. In alle andere gevallen moet je op tijd aangifte doen.
Uitstel krijgen voor de btw-aangifte is alleen bij hoge uitzondering mogelijk. Neem daarvoor contact op met de Belastingdienst.
Te laat? Naheffingsaanslag!
Als jij je niet goed aan de deadline houdt, kun je een naheffingsaanslag verwachten. Let er op dat je tijd vrijmaakt voor de btw-aangifte. De Belastingdienst heeft een app in het leven geroepen als geheugensteuntje: de btw-alert.
Je kunt in deze app herinneringen instellen voor jouw aangifte (maand, kwartaal of jaar). Zo hoef je niet meer bang te zijn dat je de deadline over het hoofd ziet.
6. Hoe doe ik aangifte voor de btw?
Als startende ondernemer kun je – nadat jouw bedrijf is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) – uitkijken naar een bericht van de Belastingdienst. De fiscus stuurt jou namelijk automatisch (en eenmalig) de eerste btw-aangifte toe.
Je kunt ervoor kiezen om in te stellen dat je elke keer een e-mail krijgt als je aangifte moet doen voor de omzetbelasting.
Omzetbelasting invullen
Het is de bedoeling dat je op dit formulier de btw aangeeft over de periode waarin je bent gestart met jouw onderneming, dus óók wanneer je in de startfase feitelijk nog geen omzet hebt gedraaid.
Wanneer blijkt dat je btw moet betalen, zal de fiscus jou een naheffingsaanslag toesturen. Het kan echter ook zijn dat jij juist geld terugkrijgt van de Belastingdienst.
In dat geval heb je recht op een zogenoemde teruggaafbeschikking en krijg je het teveel betaalde bedrag teruggestort op jouw (zakelijke) rekening.
Goed om te weten:in principe doe je (of je boekhouder) vervolgens steeds zelf digitaal aangifte voor de omzetbelasting.
Digitaal btw-aangifte doen
Hoe gaat digitaal aangifte doen in zijn werk? Je ontvangt van de fiscus een speciale gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee je kunt inloggen op het beveiligde gedeelte van de Belastingdienst-website.
Je kunt overigens ook aangifte doen met eigen aangifte- of administratiesoftware.
7. Wat moet ik doen als ik een fout heb gemaakt in een eerdere aangifte?
Stel: je komt tijdens het bijwerken van je zakelijke administratie erachter dat je bij een eerdere aangifte teveel (of juist te weinig) btw hebt gerekend.
Dan denk je misschien dat je dit bedrag eenvoudig kunt verrekenen met de eerstvolgende btw-aangifte, maar dat is alleen toegestaan als het om een bedrag gaat van €1.000 of minder.
Let op: je ontvangt dan geen teruggaafbeschikking of naheffingsaanslag.
Suppletie omzetbelasting
Gaat het bij jou om een bedrag van meer dan € 1.000? Dan moet je met een zogenoemde suppletie omzetbelasting de correcties doorgeven op de eerder ingediende btw-aangifte. Dit kan uitsluitend digitaal.
Met de suppletie kun je aangiftes over een specifiek aangiftevak of een heel boekjaar corrigeren.
Kom je er zelf niet uit? Neem dan contact op met de Belastingdienst, zodat je jouw verhaal kunt toelichten. Een andere optie is uiteraard om alsnog advies in te winnen bij een accountant of financieel adviseur.