Kennis & Inspiratie

Aan de hand van de volgende punten geven we je duidelijkheid over hoe btw terugvragen voor ondernemers precies werkt:

1. Hoe werkt de voorbelasting?
2. Btw terugvragen: de voorwaarden
3. Hoe kan ik de btw terugvragen?
4. Btw in het buitenland
5. Is de btw voor ondernemers altijd aftrekbaar?

1. Hoe werkt de voorbelasting?

Heb je als btw-plichtige ondernemer btw betaald over producten of diensten van anderen? Dan mag je die meestal aftrekken van de belasting als je deze aankopen deed voor je bedrijf. Btw aftrekken wordt ook wel het aftrekken van de voorbelasting genoemd.

Dit is bijvoorbeeld ook van toepassing op het bedrag dat je betaalt over de invoer van goederen of bij aankopen in andere EU-landen. Let op: er zijn ook uitzonderingen.

Tip!Onmisbaar bij je btw-aangifte: de btw-calculator.

2. Btw terugvragen: de voorwaarden

Goed om te weten: je mag dus alleen op zakelijke kosten btw terugvragen. De wekelijkse boodschappen voor je gezin vallen hier dus buiten. Naast deze eis zijn er nog meer voorwaarden:

Goede bon/factuur

Je moet van je leverancier een factuur hebben ontvangen die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Zonder een goede bon/factuur mag je in principe geen btw aftrekken, zelfs als het gaat om duidelijk zakelijke kosten. Controleer dus altijd of de facturen die je ontvangt volledig zijn en kloppen.

Zijn de kosten zakelijk of privé?

Niet alle kosten zijn duidelijk zakelijk of privé, soms is er sprake van overlap. Heb je bijvoorbeeld een nieuwe smartphone gekocht die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan kun je hiervoor in principe een gedeelte van de btw terugvragen.

Er zijn wel uitzonderingen waarbij de levering wettelijk is vrijgesteld van het vermelden van btw (zoals bij een taxibon). Dit geldt ook voor het terugvorderen van btw op benzine wanneer je van de kassa van het tankstation geen bon hebt gekregen.

Deze betaling moet wel duidelijk traceerbaar zijn op je zakelijke rekening, je mag niet contant betalen.

Relatiegeschenken of zakenlunch

De btw die wordt berekend over eten en drinken in bijvoorbeeld een hotel of restaurant is niet aftrekbaar. De kosten die je maakt tijdens bijvoorbeeld een dure zakenlunch met een potentiële klant of opdrachtgever mag je uiteindelijk wel voor 80% aftrekken van de winst.

Hetzelfde geldt voor de btw die wordt geheven op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. Een overnachting in een hotel, mits je hier verblijft voor zakelijke redenen, is dan weer wel volledig aftrekbaar.

Goed om te weten, wanneer je boven de drempel van € 4.600 per jaar komt, mag je het bedrag daarboven volledig aftrekken. In de praktijk komt dit bij starters en zzp’ers vrijwel niet voor.

3. Hoe kan ik de btw terugvragen?

Als je volgens de Belastingdienst btw-plichtig bent, moet je periodiek aangifte doen voor de omzetbelasting. Meestal doe je dit per kwartaal, maar onder bepaalde omstandigheden mag dit ook per maand of per jaar.

In de aangifte omzetbelasting moet je allereerst de btw opgeven over de omzet. Vervolgens bereken je de btw over de gemaakte kosten die je van het eerste bedrag moet aftrekken.

Na aftrek van voorbelasting

Het bedrag dat overblijft, ben je verschuldigd aan de fiscus. Dit heet officieel ‘na aftrek van voorbelasting’.

Het kan – zeker in de startfase van je bedrijf – gebeuren dat het terug te vragen bedrag hoger is dan het bedrag dat je moet afdragen aan de fiscus. In dat geval zal je over deze periode geld terugkrijgen van de Belastingdienst.

4. Btw in het buitenland

Als je btw hebt betaald in een ander EU-land en daar geen btw-aangifte doet, kun je de betaalde btw uit dat land terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst.

Hiervoor moet je inloggen op een speciale website om zo’n verzoek te kunnen indienen. Hier kun je jouw persoonlijke inloggegevens aanvragen.

Onderneming buiten de EU gevestigd

Is jouw onderneming buiten de EU gevestigd? Dan moet je voor het terugvorderen van btw een speciaal formulier invullen en daarnaast de volgende documenten bijvoegen:

• Verklaring van ondernemerschap, bij voorkeur van de belastingdienst van het land waar je gevestigd bent
• De originele facturen
• Invoerdocumenten

Wil je graag groeien in de toekomst? Lees dan Checklist schaalbaarheid: denk groter.

5. Is de btw voor ondernemers altijd aftrekbaar?

Nee, dat is helaas niet het geval. Zoals eerder aangegeven moet je btw-plichtig zijn en mag je geen btw aftrekken voor privéaankopen.

Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij aangeschafte goederen of diensten die je zowel zakelijk als privé gebruikt (computer, navigatiesysteem etc.), maar ook wanneer je een bedrijfspand opnieuw laat inrichten en hier ook privé gebruik van wilt maken.

Btw aftrekken: (zakelijke) auto

Bij je auto ligt dit iets ingewikkelder. Wanneer je auto op naam van de zaak staat, kun je de btw over de aankoop, het onderhoud en gebruik aftrekken.

Wordt de auto ook privé gebruikt?

Dan betaal je hierover btw op basis van een rittenadministratie. Je kunt er ook voor kiezen om de te betalen btw vast te leggen op 2,7% van de catalogusprijs.

Kerstpakketten

Koop je iets voor je personeel? Denk hierbij aan voorzieningen als een laptop, maar ook aan giften als kerstpakketten. Dan is de btw aftrekbaar als de kosten onder de € 227 (exclusief btw) per persoon per jaar vallen.