Kennis & Inspiratie

Wat zijn de eisen voor een zakelijke administratie?

Iedere ondernemer is verplicht een zakelijke administratie op te zetten. De Belastingdienst stelt een aantal eisen waaraan zzp’ers moeten voldoen.

Zo ben je jaarlijks verplicht een ‘deugdelijke administratie’ te kunnen overleggen. Een aantal onderdelen hiervan zijn:

• Urenregistratie
• Facturen
• Bankafschriften
• Reiskosten
• Rittenadministratie
• Overige (kassa)bonnen

Bewaarplicht administratie

Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen:

• Grootboek
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Bankafschriften
• Agenda’s
• Loonadministratie

Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Denk eraan dat je de administratie niet alleen op papier, maar ook digitaal moet bewaren.

Urenregistratie

Een belangrijk onderdeel dat we kort apart bespreken is de urenregistratie. Om als ondernemer in aanmerking te komen voor fiscale voordelen als de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, dien je te voldoen aan het urencriterium: je besteedt ten minste 1.225 uren aan het feitelijk drijven van een of meer ondernemingen.

Uit jouw bedrijfsadministratie moet blijken dat jij dat betreffende jaar hebt voldaan aan het urencriterium. Kies daarom een vast moment om deze uren te registreren: dit kan aan het einde van iedere werkdag zijn, of een keer per week.

Dit gaat om een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed.

Uit jouw bedrijfsadministratie moet blijken dat jij dat betreffende jaar hebt voldaan aan het urencriterium van 1.225 uur

Bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een offerte, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

• Lees in dit artikel alles over het effectief bijhouden van jouw uren.

Waar begin ik met de boekhouding?

In de meeste gevallen is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap.

Er is geen wettelijke verplichting om als startende ondernemer een zakelijke rekening te openen, maar dit wordt wel aangeraden om jouw zakelijke en privé-uitgaven en –inkomsten te scheiden.

Op deze manier kun je namelijk direct zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat: de zakelijke inkomsten en uitgaven staan keurig onder elkaar, zonder dat je eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen, energiemaatschappij of sportclub moet wegstrepen.

Het is voor ondernemers bij wie de zakelijke en privé-uitgaven en inkomsten door elkaar lopen, een stuk lastiger om hun financiële situatie te doorgronden.

Boekhouding uitbesteden

Daar komt bij dat als je jouw boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder of accountant, deze in veel gevallen zal eisen dat je een aparte zakelijke rekening gebruikt voor de bedrijfsadministratie.

Hoe vaak moet ik de administratie bijhouden?

Ook al vinden veel zzp’ers de boekhouding geen leuke klus, het is belangrijk om de administratie zorgvuldig en goed bij te houden. Dit zorgt ervoor dat je aan het einde van het jaar niet tegen een enorme berg bonnetjes aankijkt, waarvan je ook nog eens een kwart niet meer kunt vinden.

Als je eenmaal een bedrijf bent gestart, neemt de administratieve rompslomp – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toe.

Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Omdat je in de meeste gevallen ook per kwartaal btw-aangifte moet doen, is het van belang om alles goed te sorteren.

Een handige manier is om verschillende bakken te gebruiken. Een voor verstuurde facturen, een voor de bonnetjes voor de gemaakte kosten en een andere bak voor de fiscale zaken, zoals de btw-aangifte en de inkomstenbelasting.

Op welke manier kan ik de boekhouding het beste bijhouden?

De tijden van het uitspitten van een ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes zijn in dit digitale tijdperk inmiddels zo goed als voorbij. Er bestaan tegenwoordig diverse online boekhoudprogramma’s waar je als zzp’er gebruik van kunt maken.

Uiteraard kun je jouw administratie ook in eigen beheer opzetten. Je kunt bijvoorbeeld een Excel-sheet inrichten om alle uitgaven en inkomsten overzichtelijk te maken en je uren registreren.

Online boekhoudpakketten

Als je een boekhoudprogramma besluit te gebruiken, heb je tegenwoordig keuze uit tientallen pakketten, van full service tot basic. Deze abonnementen zijn al verkrijgbaar vanaf € 10 per maand en kun je naar eigen wensen uitbreiden. Enkele voorbeelden van veelgebruikte online boekhoudprogramma’s zijn:

• Moneymonk
• Moneybird
• E-boekhouden.nl
• Informer
• Tellow

De keuze voor een pakket hangt onder meer af van wat voor bedrijf je hebt en de grootte van jouw onderneming.

Maak voor een efficiënte administratie gebruik van een online boekhoudprogramma

Een interimmanager heeft geen inkoop en hoeft weinig facturen te maken. Een startende ondernemer met een winkel moet veel meer administratieve handelingen verrichten en dient bijvoorbeeld ook een kasboek bij te houden.

Overleg met jouw boekhouder welk pakket nuttig voor jou is. Wellicht heeft hij ook een handig rekenschema of registratiedocument beschikbaar dat je kunt gebruiken voor je administratie.

Daarnaast is het verstandig om voordat je een boekhoudpakket gebruikt, met de boekhouder te overleggen zodat je alles op de goede manier invult en hij achteraf geen correcties hoeft te doen.