Boekhouder of accountant: wanneer relevant?
De administratie is voor veel startende ondernemers een struikelblok. Je kunt je boekhouding zelf doen, of uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Wat zijn de eisen aan een administratie?
Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt gekregen en een zakelijke rekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie.
Eisen administratie van de Belastingdienst
Jouw bedrijfsadministratie moet wel aan een aantal eisen van de Belastingdienst voldoen. Zo is het verplicht om een aantal onderdelen bij te voegen en te bewaren:
- De urenregistratie
- Facturen
- Bankafschriften
- Reiskosten
- Rittenadministratie
- Overige (kassa)bonnen
Bewaarplicht administratie
Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen:
- Het grootboek
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De voorraadadministratie
- De in- en verkoopadministratie
- Bankafschriften
- Agenda’s
- De loonadministratie
Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar.
- Hoe je precies een overzichtelijke administratie opzet, lees je in deze checklist
Ben ik verplicht een accountant in te huren?
Het is voor kleine ondernemers en zzp’ers niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder. Waar de grote bedrijven verplicht zijn een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen, geldt dit niet voor zzp’ers.
Opstellen jaarrekening
Het bijhouden van de administratie kun je in principe dus gewoon zelf doen. Het opstellen van een jaarrekening is sinds 2010 niet meer verplicht voor eenmanszaken, maar als je de aangifte uitbesteedt aan een financieel expert, zal hij/zij dit in de meeste gevallen alsnog doen.
Aangifte inkomstenbelasting
Het is voor zelfstandige ondernemers wél verplicht om ieder jaar aangifte inkomstenbelasting te doen. Een geordende administratie is hiervoor noodzakelijk. Deze bevat alle gegevens over jouw onderneming en vormt de basis voor de belastingaangifte.
Als je administratie niet volledig is of je te laat aangifte doet, kan dit tot (fikse) boetes leiden.
Los van alle verplichtingen van de fiscus geeft een geordende administratie een goed overzicht van hoe jouw bedrijf ervoor staat. Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij.
Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator
Je krijgt hierdoor een beter inzicht in jouw uitgavenpatroon zodat je op tijd kunt ingrijpen als wat minder gaat met de onderneming. Of juist kunt gaan investeren als de zaken goed gaan. Belangrijk is dat je altijd een goed overzicht hebt, of je de boekhouding nu uitbesteedt of niet.
Wat zijn de voordelen van uitbesteden?
Een van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van de administratie is dat het een hoop tijd scheelt.
Tijd die je kunt gebruiken voor het daadwerkelijke ondernemen: het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het maken van een marketingplan, het nadenken over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei.
Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in allerlei fiscale zaken, waaronder:
- Het afschrijven van bedrijfsmiddelen
- De btw-aangifte
- Relevante aftrekposten
- De bijtelling van de bedrijfsauto
Andere belastingregels
De belastingregels voor ondernemers verschillen in meerdere opzichten van de regels voor particulieren. Daar is de aangifte tegenwoordig vooraf al bijna volledig ingevuld. Bij bedrijven staan de jaarlijkse inkomsten vooraf niet vast, waardoor het totaalplaatje veel bewerkelijker is.
Startende ondernemers krijgen daarnaast nog te maken met:
- Zelfstandigenaftrek
- Startersaftrek
- MKB-winstvrijstelling
- Eventuele) reservering voor de Fiscale Oudedagsreserve (FOR)
En allerlei (steeds veranderende) fiscale regels. Een accountant kent al deze regels als zijn broekzak.
Je boekhouder verdient zichzelf terug
Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt.
De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf uiteindelijk terug. Ander voordeel: dit zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.
Wat zijn de nadelen van uitbesteden?
Een boekhouder mag zichzelf dan normaal gesproken terugverdienen, het gaat je in het begin hoe dan ook geld kosten. Een financiële expert heeft gemiddeld een uurtarief van zo’n € 60 à € 70 per uur.
Wanneer je als eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte laat doen, en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting, inclusief jaarrekening, ben je dus al snel zo’n € 600 tot € 800 kwijt.
En als je niet het hele jaar zelf alles netjes hebt bijgehouden (facturen, bonnetjes), valt de rekening nog hoger uit. Daar komt bij: hoe groter je bedrijf, hoe meer de accountant moet doen en hoe hoger de rekening zal uitvallen.
Kan ik de administratie ook deels zelf doen?
Om geld te besparen kun je ook ervoor kiezen om de administratie deels uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld de belastingaangifte door de accountant laten doen, maar de btw-aangifte zelf doen.
Een zakelijke rekening openen is in dat geval geen overbodige luxe. Je kunt daarmee je zakelijke bankgegevens gescheiden houden van je privé-bankzaken.
Online boekhoudprogramma
Daarnaast kun je zelf diverse boekingen in een (online) boekhoudprogramma zetten: de facturen die je verstuurt, de ontvangen betalingen, de inkoopfacturen, de kosten die je maakt (zakelijke lunches, benzinebonnen).
Je kunt boekhoudpakketten eenvoudig koppelen aan Rabo Internetbankieren Professional
Hoe meer je zelf vooraf doet, hoe minder de accountant hoeft te doen en hoe goedkoper de uiteindelijke rekening zal uitvallen.
Bron: ikgastarten.nl