Offerte opstellen

Als je uitzicht hebt op een nieuwe klant of opdrachtgever, kan dat best even spannend zijn. Ga jij voor het eerst een offerte opstellen? Dan wil je zeker weten dat jouw aanbieding niets belangrijks ontbreekt. Zo laat je een goede indruk achter.

Gratis voorbeeldofferte downloaden

Om je hiermee op weg te helpen, hebben we een fictieve voorbeeldofferte opgesteld die je gratis kunt downloaden. Klik op de afbeelding hieronder, het bestand opent in PDF. Onder de voorbeeldfactuur gaat het artikel verder met uitleg over welke gegevens je altijd op jouw offertes moet vermelden. Zo weet je zeker dat je straks niets vergeet.

1. Gegevens in een offerte

Een offerte is niet zomaar een document waarop staat wat je gaat leveren. Vanaf het moment dat de klant de offerte ondertekent, wordt deze namelijk beschouwd als een juridische overeenkomst. Het is dus zaak om hier zo zorgvuldig mogelijk mee om te gaan.

Aantrekkelijk en overzichtelijk

Zorg er om te beginnen voor dat de offerte er aantrekkelijk en overzichtelijk uitziet. Maak daarvoor gebruik van je huisstijl. Verwijs indien relevant naar een eerder contactmoment met de klant en vermijd jargon. In een goede offerte komen in elk geval deze aspecten terug.

• Jouw bedrijfsgegevens
• Klantgegevens
• Datum
• Offertenummer
• Korte samenvatting van de gevraagde werkzaamheden
• Je uurtarief of totale prijs
• Geldigheidsduur van de offerte

2. Verwijzen naar algemene voorwaarden

Verplicht is het verwijzen naar je algemene voorwaarden niet. Maar heb je die opgesteld? Dan is het verstandig om deze ook meteen mee te nemen in je offertemail. Zo weet een potentiële klant meteen waar hij aan toe is en kunnen latere conflicten over bijvoorbeeld uitgestelde leveringen of aansprakelijkheid in veel gevallen worden voorkomen.

Let op: als je de algemene voorwaarden niet meestuurt, mag je ze in het geval van een conflict niet ineens laten gelden.

3. Geef je een specifiek of globaal kostenplaatje?

Vermeld in je offerte naast het standaard uurtarief ook altijd eventuele bijkomende kosten:

• Is het bedrag op de offerte inclusief of exclusief btw?
• Moeten er bij aanvang van de opdracht bepaalde materialen of machines aanwezig zijn op de locatie?
• Hoe zit het met de reiskosten?

Onthoud: hoe concreter jij bent in je offerte, des te kleiner het risico dat je later met incomplete of achterstallige betalingen te maken krijgt.

Een (hoger) uurtarief bepalen?

In zes stappen naar een passende prijs. Gebruik de infographic om jouw uurtarief te berekenen.  En check of het tijd is om je tarief te verhogen.

Download gratis PDF

4. Planning in de offerte

Moet je een planning meenemen in je offerte? Dat hangt van de omvang van de opdracht af. Gaat het om een klus waaraan je naar verwachting slechts een dag(deel) kwijt zult zijn? Dan is het in de meeste gevallen niet nodig om een planning te maken.

Gaat de opdracht aanzienlijk meer tijd in beslag nemen? Bijvoorbeeld enkele weken of zelfs maanden? Dan kun je overwegen om ook een (voorlopig) schema toe te voegen.

Duur van de werkzaamheden

Zo krijgt een klant of opdrachtgever direct een goed beeld van de totale duur en omvang van de werkzaamheden. De planning moet in ieder geval overzichtelijk zijn en aangeven wie wat precies gaat opleveren (en wanneer).

Indien het voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is dat jouw opdrachtgever achtergrondinformatie, extra materialen of documentatie aanlevert, moet je dat ook duidelijk vermelden.

5. Offerte versturen

Het liefst stuur je een offerte zo snel mogelijk. Met name kleinere bedrijven kunnen hierop inspelen door de offerte sneller te versturen dan (grotere) concurrenten. Als het gaat om het binnenhalen van een nieuwe klant of opdrachtgever, ben je meestal niet de enige die in de running is.

Wanneer jouw prijsopgave voldoende duidelijkheid geeft over de geboden diensten of totale kosten én snel binnenkomt, zal een opdrachtgever jou wellicht sneller kiezen. Haastige spoed is zelden goed, maar in dit geval dus wel. Mits je goed oplet dat er geen onzorgvuldigheden in de offerte staan.

Controleer daarom vóór het verzenden altijd:

• Het bankrekeningnummer
• De bedrijfsnaam
• De naam van de persoon aan wie de factuur is gericht
• Je bedrag en opdrachtomschrijving
• Spelfouten in je tekst

Storende fouten kunnen ervoor zorgen dat jouw offerte linea recta in de prullenbak belanden. Loop alles nog een keertje na dus voordat je de offerte daadwerkelijk naar je klant verstuurt.