5 tips om een zakelijk conflict te voorkomen
Op een zakelijk conflict met je klant of leverancier zit je niet te wachten. Want als het jullie niet lukt om er samen uit te komen, is een gang naar de rechter vaak nog de enige oplossing. Een breuk is dan haast onvermijdelijk. Daarnaast betekent juridisch getouwtrek vrijwel altijd een financiële strop, want de proceskosten rijzen al snel de pan uit.
Hoe ontstaat een zakelijk conflict?
Een zakelijk conflict kan eenvoudig ontstaan als je geen duidelijke afspraken maakte met je zakenpartner. Of als jullie andere verwachtingen hadden van de samenwerking. Of als de een vindt dat de ander de afspraken niet nakomt.
Je kunt niet alle zakelijke conflicten voorkomen
Je kunt een conflict niet altijd zien aankomen. Maar je kunt wel maatregelen nemen om je risico’s te beperken. Voordat je begint aan de samenwerking, maar ook tijdens de samenwerking. In dit artikel geven we je 5 tips die je daarbij helpen.
1. Zet afspraken duidelijk op papier
Spreek vanaf dag 1 met jezelf af dat je alle afspraken met je klant of leverancier zwart-op-wit zet. Hiermee voorkom je discussie achteraf.
Veel starters krijgen hun eerste opdrachten van familie of vrienden. Of kopen in bij bekenden. Een mondelinge toezegging lijkt dan voldoende, want je kent elkaar toch? Maar ook, of misschien wel juíst, met familie en vrienden wil je misverstanden voorkomen.
Voor de beschrijving van iedere afspraak geldt: hoe concreter, hoe beter. Zorg dat in de offerte in ieder geval het volgende staat:
- Een duidelijk opdrachtomschrijving: wat lever je op?
- De opleverdatum
- Eventuele informatie die je van je klant nodig hebt om je werk te kunnen doen
- Een duidelijke verwijzing naar je algemene voorwaarden
Mis je deze informatie in de offerte van je leverancier, vraag er dan gerust naar.
2. Zorg voor heldere algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden helpen je om onduidelijkheid en misverstanden te voorkomen. Heel belangrijk dus, om je risico’s op een zakelijk conflict te beperken.
In je algemene voorwaarden leg je precies vast wat de rechten en plichten zijn van de koper en verkoper. Zoals de levertijd, betaaltermijn en garantiebepalingen, waarvoor je aansprakelijk bent en hoe je klachten oplost.
Algemene voorwaarden
Vóór je de deal sluit, informeer je de ander over je algemene voorwaarden. Zodat jullie allebei precies weten waar jullie aan toe zijn. Overhandig je voorwaarden persoonlijk of stuur ze met je offerte mee.
Algemene voorwaarden moeten juridisch juist en zo concreet mogelijk zijn. Zodat er geen ruimte is voor misverstanden. Je kunt de voorwaarden van jouw branchevereniging overnemen en aanpassen op jouw bedrijf. Of je stelt zelf je algemene voorwaarden op.
Verzekeraar Interpolis biedt je de mogelijkheid jouw algemene voorwaarden juridisch te laten toetsen.
3. Weet met wie je zakendoet
Soms zou je wensen dat je een zesde zintuig of een glazen bol had, zodat je de actuele financiële status van een potentiële klant of opdrachtgever kunt doorzien vóór je besluit met hem in zee te gaan. Gelukkig zijn er ook andere mogelijkheden om de kredietwaardigheid van een klant te controleren.
Profiel van klant of leverancier
Vraag het bedrijfsprofiel van je klant op bij de Kamer van Koophandel (KvK). Of laat de kredietwaardigheid van je klant uitgebreid toetsen door een specialist.
Doe dit altijd bij een nieuwe klant en met enige regelmaat bij bestaande klanten.
De prestaties van je leverancier bepalen ook of jij je afspraken met jouw klanten kunt nakomen. Ga je met een nieuwe leverancier in zee? Vraag dan ook eens bij collega-ondernemers naar hun ervaringen met deze partij. Leveren ze op tijd, komen de spullen heel aan?
Kan ik toch zakendoen met debiteuren die minder goed zijn voor hun geld?
Voorzie je betalingsproblemen bij een klant, maar wil je toch zaken met hem doen? Kies er dan voor om te leveren tegen vooruitbetaling. Of vraag een bankgarantie of een garantie van de holding als daar sprake van is. Met deze tips van Interpolis kun je problemen door wanbetaling voorkomen.
Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering krijg je hulp bij het verhalen van openstaande vorderingen en andere incassozaken.
4. Kom je afspraken na
Doe er alles aan om op tijd én correct te leveren. Dat betekent niet alleen dat je een juiste inschatting moet maken van de tijd die je nodig hebt om de klus te klaren. Maar ook dat je jezelf een spiegel durft voor te houden. Heb je voldoende kennis en kunde om een opdracht tot een goed einde te brengen?
- Durf ‘nee’ te zeggen als je planning een nieuwe klus niet toelaat
- Schakel op tijd hulp in, dus vóór je in tijdnood komt
- School jezelf bij en houd je vakkennis, competenties en vaardigheden op peil
5. Blijf in gesprek
Komt je opdrachtgever met nieuwe wensen, maak dan duidelijk wat dit betekent voor de eerder gemaakte afspraken. Voor de planning, maar ook de kosten. Blijf de verwachtingen goed managen, daarmee voorkom je discussie achteraf.
Ook ergernissen kunnen leiden tot een zakelijk conflict. Verloopt jullie samenwerking niet soepel? Spreek erover met je klant of leverancier. Bedenk wat jullie kunnen doen om er samen uit te komen.
Meer tips en oplossingen om zakelijke conflicten te voorkomen lees je in het dossier ‘Eigen bedrijf starten’ van Interpolis.
Bron: ikgastarten.nl